Effectief vergaderen kan een uitdaging zijn, vooral als er sprake is van verschillende communicatie- en gedragsstijlen. Met de krachtige principes van Geweldloze Communicatie (GC) kun je vergaderingen echter zinvoller en efficiënter maken voor alle deelnemers. Hieronder deel ik vijf tips om vergaderingen te transformeren, zelfs als je niet de organisator bent.
Inleiding
Op de meeste werkplekken vinden vergaderingen plaats om beleid, producten of doelstellingen te bespreken. Vaak lopen deze bijeenkomsten echter uit, verliezen mensen hun focus, of worden ze inefficiënt door ongestructureerde gesprekken. Zelfs als je niet de leiding hebt over een vergadering, kun je met enkele eenvoudige Geweldloze Communicatie vaardigheden een bijdrage leveren aan een effectievere en meer betrokken sfeer. Hieronder lees je hoe.
1. Zinvol onderbreken
Tijdens vergaderingen kunnen sommige mensen duidelijk en beknopt spreken, terwijl anderen praten om hun gedachten te ordenen. Dit kan leiden tot een verlies aan betrokkenheid bij andere deelnemers. Als je merkt dat jouw behoeften — zoals duidelijkheid of focus — niet worden vervuld door te blijven luisteren, kun je overwegen om zinvol te onderbreken.
Hoe onderbreken op een verbindende manier:
Geef een korte pauze voordat je onderbreekt, zodat je zeker weet wat je wilt zeggen.
Begin met je behoefte: Leg kort uit waarom je onderbreekt, bijvoorbeeld: “Sorry dat ik je onderbreek, maar ik merk dat ik wat verduidelijking nodig heb.”
Doe een specifiek verzoek: Vraag bijvoorbeeld: “Kun je ons vertellen wat je wilt bereiken met deze informatie?”
Wees zorgvuldig met je non-verbale signalen, zoals handgebaren, die verkeerd kunnen worden opgevat.
Voorbeelden van situaties waarin onderbreken waardevol kan zijn:
Om aan te geven dat je de ander hebt gehoord.
Om te verifiëren wat je hebt begrepen van wat er is gezegd.
Om de agenda aan te houden of te verduidelijken.
Als iemand langer spreekt dan prettig wordt ervaren.
Zinvol onderbreken kan de groep helpen om bij de kern van het gesprek te blijven en zowel jouw behoeften als die van de spreker ondersteunen.
Zelfs als je de vergadering niet leidt en er enkel aan deelneemt, zijn er manieren waarop je de vergadering een zinvollere wending kunt geven.
Woorden die werken & Effectief samenwerken
Woorden die werken is een praktische gids voor effectieve communicatie op de werkplek en daarbuiten, die je helder aantoont welke richting je kunt kiezen, wat je moet doen om stress te verminderen en geeft je richtlijnen om de klippen van je gebruikelijke frustraties te omzeilen die anderszins je gedachten en acties zouden overnemen.
Auteur: Ike Lasater
2. Betrokken blijven
Betrokken blijven tijdens een vergadering kan lastig zijn, vooral als gesprekken uitwijden of irrelevant lijken. Een nuttige techniek is te luisteren met de intentie om te begrijpen of iemand “alsjeblieft” (een verzoek) of “dankjewel” (waardering) uitdrukt. Dit helpt je gefocust te blijven en het gesprek zinvol te houden.
Tips om betrokken te blijven:
Raad het verzoek: Als een spreker niet duidelijk maakt wat hij nodig heeft, kun je proberen het verzoek te verduidelijken met een vraag zoals: “Is er iets specifieks dat je van ons vraagt?”
Help bij het formuleren van een verzoek: Stel vragen die de spreker helpen een uitvoerbaar verzoek te maken in actietaal. Bijvoorbeeld: “Wat wil je dat er vandaag concreet wordt afgesproken?”
Wees empathisch: Begrijp dat niet iedereen even duidelijk communiceert. Het aanbieden van hulp bij het verduidelijken van verzoeken kan de vergadering efficiënter maken en zorgt voor meer betrokkenheid van alle deelnemers.
3. Oefen zelfempathie
Vergaderingen kunnen emotioneel belastend zijn, vooral als ze lang duren of als er meningsverschillen ontstaan. Door zelfempathie te oefenen, kun je beter omgaan met frustratie of verveling en gefocust blijven.
Hoe oefen je zelfempathie tijdens een vergadering:
Neem een moment om contact te maken met je eigen behoeften, zoals helderheid, respect of betrokkenheid.
Erken je gevoelens zonder oordeel: “Ik voel me gefrustreerd omdat mijn behoefte aan duidelijkheid niet wordt vervuld.”
Gebruik deze inzichten om een constructieve bijdrage te leveren aan het gesprek.
4. Pas actief luisteren toe
Actief luisteren is een kernvaardigheid in Geweldloze Communicatie. Het helpt je niet alleen om de ander beter te begrijpen, maar ook om verbinding te creëren en misverstanden te voorkomen.
Actief luisteren tijdens vergaderingen:
Reflecteer wat de spreker heeft gezegd: “Als ik je goed begrijp, zeg je dat…”
Stel open vragen om meer duidelijkheid te krijgen: “Kun je dat verder toelichten?”
Toon begrip, zelfs als je het niet eens bent: “Ik hoor dat dit een belangrijk punt voor je is.”
5. Stimuleer een heldere agenda
Een goed gestructureerde agenda is de ruggengraat van een effectieve vergadering. Als deelnemer kun je bijdragen aan de helderheid door aan te dringen op een duidelijke agenda en het volgen daarvan.
Tips om een heldere agenda te stimuleren:
Vraag aan het begin van de vergadering: “Kunnen we de belangrijkste punten en doelstellingen van vandaag bespreken?”
Help de groep terug te keren naar de agenda als gesprekken afdwalen.
Stel vragen om prioriteiten te verduidelijken: “Wat moeten we absoluut afronden voordat we de vergadering afsluiten?”
Conclusie
Effectief vergaderen vraagt om bewuste communicatie en samenwerking. Door Geweldloze Communicatie toe te passen, kun je niet alleen je eigen betrokkenheid en effectiviteit vergroten, maar ook bijdragen aan een constructieve en respectvolle sfeer voor alle deelnemers. Of je nu de vergadering leidt of slechts deelneemt, deze tips kunnen het verschil maken.
Heb jij een tip of ervaring die je wilt delen? Laat het mij weten in de reacties!
Wil je meer weten? Ontmoet Sophia
Heb je vragen over hoe je Geweldloze Communicatie kunt inzetten om jouw vergaderingen effectiever en betekenisvoller te maken? Sophia staat klaar om je te helpen. Met haar praktische inzichten en empathische begeleiding ondersteunt ze je bij elk aspect van communicatie.
📌 Probeer eens:
“Sophia, hoe kan ik iemand op een respectvolle manier onderbreken tijdens een vergadering?”
“Kun je me helpen om empathisch te luisteren naar mijn collega’s?”
Enkele andere
gepubliceerde artikelen
