Bijdragen aan
effectief vergaderen

Effectief vergaderen

Op de meeste werkplekken vinden in een of andere vorm vergaderingen plaats, vaak om te discussiëren over het beleid, de producten of doelstellingen. Ook als je een vergadering niet zelf organiseert zijn er toch manieren waarmee je ze met een paar zeer belangrijke Geweldloze Communicatie vaardigheden kunt omvormen zodat je betrokken en gefocust kunt blijven op dat wat de andere deelnemers willen.

Terwijl anderen duidelijk en beknopt spreken, schijnen anderen wederom te praten om te achterhalen wat ze willen zeggen. Tijdens een vergadering kan dit een gesprek voorbij het punt duwen waarbij je bereid bent om betrokken te blijven. Als iemand langer spreekt dan dat je er met plezier naar kunt luisteren wil je hem of haar wellicht onderbreken. Een onderbreking wordt over het algemeen als ‘onbeleefd’ gezien en creëert een verlies aan betrokkenheid. Er bestaat echter een manier van onderbreken die in plaats daarvan de deelnemers kan verenigen.

Je behoeften kennen helpt bij onderbrekingen

Als het voor je helder is dat je behoeften – door te blijven luisteren – niet worden vervuld, maak dan door een onderbreking duidelijk wat je nodig hebt.

Je behoeften kennen helpt je om te weten wat je wilt vragen. De spreker kan aanvankelijk geïrriteerd raken wanneer je hem of haar onderbreekt en daarom wil je dus een specifiek verzoek doen dat wellicht verbonden is met je behoeften. Je kunt de spreker bijvoorbeeld vragen om jou en de groep te laten weten wat hij met de verstrekte informatie wil bereiken, hetgeen er in feite op neerkomt de spreker te vragen zijn verzoek te verhelderen. Je kunt ook weergeven wat je de ander hebt horen zeggen, wat hem kan helpen bij het corrigeren of bijstellen van de kern van zijn boodschap.

Voorbeelden van situaties waarin je misschien wilt onderbreken om niet alleen je eigen behoeften te vervullen maar ook de behoeften van degene die je onderbreekt, zijn onder meer wanneer je

•  aangeeft dat je de ander hebt gehoord.
•  duidelijk wilt maken van wat je begrepen hebt van het deel dat gezegd werd. 
• wilt vasthouden aan de afgesproken agenda of deze wilt wijzigen.
• iemand met meer woorden hoort spreken dan je als prettig ervaart.

Dankjewel, alsjeblieft

Een manier om betrokken te blijven met wat iemand in een vergadering zegt is te luisteren of hij of zij ‘dankjewel’ of ´alsjeblieft’ zegt.

Het kan behulpzaam zijn om vanuit het Geweldloze Communicatie standpunt te handelen dat ervan uitgaat dat mensen spreken omdat ze een of ander verzoek hebben (‘alsjeblieft’) of omdat ze dankbaarheid uiten (‘dankjewel’). Als je denkt dat iemand alsjeblieft zegt kun je proberen het verzoek te raden als het niet duidelijk is.

Anderen hierbij helpen vormt een belangrijke bijdrage aan effectief vergaderen. Je kunt vragen stellen om te helpen bij het formuleren van een uitvoerbaar verzoek in de tegenwoordige tijd en in actietaal en de spreker vragen aan wie hij zijn verzoek specifiek wilt richten. Vooral wanneer een groep toegesproken wordt, helpt het als een verzoek niet blijft hangen in de algemene veronderstelling dat iemand het zal uitvoeren.

Luisteren naar de waardering

… van mensen en het ondersteunen van nadrukkelijkere dankbetuigingen binnen een groep levert resultaten op die als prettig ervaren worden. Door tijd te nemen om zowel individuele als groepsresultaten te erkennen en te vieren wordt de samenhang van de groep vergroot en neemt de individuele tevredenheid algemeen toe. Luisteren naar een ‘alsjeblieft’ en een ‘dankjewel’ en anderen helpen bij het verduidelijken van verzoeken helpt je in verbinding te blijven terwijl anderen spreken.

Wanneer jezelf aan het woord bent

… kan je via procesverzoeken verbonden blijven met anderen en ervoor zorgen dat je op de gewenste manier gehoord wordt. Als je twijfelt of je begrepen wordt, kan je iemand vragen om je te vertellen wat hij je heeft horen zeggen. Als je via de lichaamstaal van mensen oppikt dat ze het wel of niet leuk vinden wat je zegt, kan je hen vragen te vertellen hoe ze zich voelen over wat je hebt gezegd. De antwoorden op deze vragen kunnen je helpen te beslissen wat je vervolgens gaat zeggen.

Tenslotte, als je weet waarom je iets zegt en een duidelijk verzoek doet, kan je communicatie korter en krachtiger worden. Daarbij verhoog je waarschijnlijk ook nog eens de kans dat je gehoord wordt.

Wanneer mensen gefrustreerd raken 

Wanneer mensen in een vergadering gefrustreerd raken spreken ze vaak vanuit hun irritatie en stellen ze eisen aan de groep. Dit gebeurt vaak wanneer een soort besluitvormingsproces plaatsvindt en de behoefte aan effectiviteit van niemand vervuld wordt.

Helaas gebeurt het herhaaldelijk dat wanneer iemand geïrriteerd zijn frustratie uit en eisen stelt, dit het proces aanzienlijk vertraagt omdat het anderen aanmoedigt hun frustraties te uiten.

Als je de indruk hebt dat er iets in de groep aan de hand is dat je behoeften niet vervuld, is de beste manier om de groep te helpen eerst zelfempathie toe te passen zodat je niet vanuit je oordelen reageert. Nadat je in contact bent met je onvervulde behoeften kan je vervolgens raden wat de anderen nodig hebben en een manier vinden een verzoek aan de groep te richten voortkomend uit verbondenheid met je behoeften.