Werkplekdialoog 19

Ingrijpen bij het niet nakomen van afspraken

Gemiddelde leestijd ca. 2 min.

afspraken duurzaam nakomen

"Afspraken houden mensen bij elkaar, maar alleen als ze gedragen worden, niet opgelegd."

Marga

Situatie

Een paar dagen later stap je opnieuw de kopieerruimte binnen.
De tafel ligt vol papier, de nietmachine is verdwenen, en de prullenbak zit vol.
Je zucht zacht, niet uit ergernis, maar uit herkenning.

Jullie hadden het erover gehad, samen met Maarten een systeem bedacht. Toch ligt alles er weer.
Je voelt een lichte spanning in je borst: zeg ik er weer iets van, of laat ik het gaan?

Je besluit het gesprek open te houden, zonder verwijt:

“Maarten, ik dacht dat we hadden afgesproken dat we de ruimte zouden opruimen na gebruik.
Heb jij het anders begrepen?”

Hij fronst even.

“O, ik dacht dat het aan het eind van de week wel genoeg was om op te ruimen.”

“Ah, ik snap het. Jij zag het meer als wekelijks onderhoud, ik dacht aan dagelijks.
Wil je luisteren naar wat dat voor mij doet? Als ik spullen zie liggen, voel ik frustratie, omdat ik behoefte heb aan rust en overzicht.
Zou je bereid zijn om samen te kijken hoe we het makkelijker kunnen maken om de ruimte netjes te houden?”

Hij knikt.

“Ja, dat is goed. Misschien kunnen we gewoon een bordje ophangen, een kleine reminder.”

“Perfect idee. Dan is het voor iedereen zichtbaar, niet alleen voor ons.”

Zo wordt een herhaald probleem geen herhaling van frustratie, maar een gedeelde oefening in verantwoordelijkheid.

Essentie

Ingrijpen bij het niet nakomen van afspraken is geen kwestie van corrigeren, maar van herijken.

Door de toon te verschuiven van “je hebt het niet gedaan” naar “hoe kunnen we dit samen beter doen?”, houd je de relatie intact en de dialoog open.

Afspraken blijven dan levend, in plaats van vastgeroest.

Microstap

Wanneer een afspraak niet wordt nagekomen, vermijd de reflex “ik moet dit rechtzetten”.
Kies in plaats daarvan de vraag:
“Wat maakte het lastig om dit vol te houden?”
Die vraag opent, waar een verwijt sluit.

Reflectie

De meeste herhaalde problemen zijn geen kwestie van onwil, maar van onduidelijkheid, gewoonte of overbelasting.
Empathie betekent niet dat je alles goedpraat, het betekent dat je begrijpt waar gedrag vandaan komt, zodat verandering mogelijk wordt.
Samen zoeken schept eigenaarschap.

Praktische toepassing

Gebruik bij het heropenen van afspraken deze structuur:

Waarneming: “We hadden afgesproken dat…”
Toetsing: “Heb jij dat anders opgevat?”
Gevoel en behoefte: “Ik merk dat dit me raakt, omdat ik behoefte heb aan…”
Uitnodiging: “Zullen we samen kijken hoe we dit werkbaar kunnen maken?”

Zo verplaats je het gesprek van falen naar verbeteren.

Mini uitdaging

Kies deze week eens één kleine afspraak die niet is nagekomen, op het werk of thuis.
Heropen het gesprek met een uitnodigende vraag in plaats van een herinnering.
Merk hoe anders de ander reageert als je begint met luisteren.